Proactief bij Conflictbeheersing
Conflicten zijn in het bedrijfsleven onvermijdelijk. Misverstanden, uiteenlopende interpretaties of veranderende omstandigheden zijn voer voor meningsverschillen tussen contractpartijen. Zonder duidelijke afspraken over de aanpak van geschillen, kunnen deze uitmonden in langdurige, kostbare juridische procedures – met schade aan de onderlinge relatie als gevolg.
Een proactieve benadering is dan ook essentieel. Een krachtig instrument hiervoor is de mediationclausule: een contractuele bepaling die partijen verplicht om eerst een poging te ondernemen om te bemiddelen voordat juridische stappen worden ondernomen.
Wat is een Mediationclausule?
Een mediationclausule is een bepaling in een overeenkomst die voorschrijft dat partijen bij een (dreigend) geschil eerst mediation moeten proberen voordat zij naar de rechter stappen. Het doel: conflicten in een vroeg stadium oplossen via bemiddeling, zonder direct het juridische pad te bewandelen. Pas als mediation geen oplossing oplevert, staat de gang naar de rechter open.
Vormen van Mediationclausules
Mediationclausules kunnen eenvoudig of uitgebreid zijn:
- Eenvoudige vorm: bepaalt alleen dat partijen eerst mediation proberen.
- Complexe vorm: bevat gedetailleerde afspraken, zoals een afkoelingsperiode, volgorde van procedures, of de inzet van arbitrage of bindend advies na mislukte mediation.
Hoe concreter en zorgvuldiger de clausule is geformuleerd, hoe effectiever en afdwingbaarder deze in de praktijk zal zijn.
Toepassingsgebieden
Mediationclausules zijn breed inzetbaar. Voorbeelden van overeenkomsten waarin ze kunnen worden opgenomen:
- Arbeidsovereenkomsten
- Huur- of koopcontracten
- Overheidsbesluiten
- Samenwerkingsovereenkomsten
- Commerciële contracten
- Vaststellingsovereenkomsten
- Aandeelhouders- en maatschapsovereenkomsten
- Samenlevingscontracten en partnerschapsvoorwaarden
- Algemene voorwaarden en convenanten
Voordelen van een Mediationclausule
Voor partijen:
- Voorkomen van escalatie
Vroege communicatie voorkomt juridische procedures en verstoorde relaties. - Zelfbeschikkingsrecht
Partijen houden regie over de uitkomst, in plaats van deze over te laten aan een rechter. - Efficiëntie en continuïteit
Gericht op praktische oplossingen die samenwerking kunnen voortzetten of respectvol beëindigen. - Kostenbesparend en sneller
Mediation is doorgaans goedkoper en sneller dan procederen. - Flexibel en vertrouwelijk
Oplossingen zijn maatwerk en de inhoud blijft binnenskamers. - Relatiebehoud of professioneel afscheid
Bevordert duurzame relaties of een nette afronding. - Beperking van reputatieschade
Vertrouwelijkheid beschermt het imago van beide partijen.
Voor de samenleving:
- Minder druk op de rechterlijke macht
Conflictoplossing buiten de rechtszaal ontlast de rechtbanken. - Bijdrage aan een duurzame maatschappij
Betere omgang met conflicten vermindert maatschappelijke schade.
Vrijwilligheid en Afdwingbaarheid
Mediation is in de basis vrijwillig. Partijen mogen het proces op elk moment beëindigen. Toch lijkt dat lastig te rijmen met een verplichte mediationclausule.
De rechtspraak heeft tot nu toe geoordeeld dat mediationclausules partijen niet volledig kunnen dwingen om mediation te voltooien. Een rechter blijft bevoegd om een zaak te behandelen, zelfs als mediation nog niet is geprobeerd. Echter, recente jurisprudentie brengt hier nuance in aan.
Uitspraken van de Hoge Raad
In het arrest van 12 juli 2024 (ECLI:NL:HR:2024:1078) heeft de Hoge Raad geoordeeld dat de bindendheid van een mediationclausule afhangt van de interpretatie ervan. De centrale vraag is of partijen redelijkerwijs mochten aannemen dat zij verplicht waren eerst mediation te proberen.
De conclusie: een mediationclausule kan wél bindend zijn, afhankelijk van de bewoordingen en het verwachtingspatroon van partijen.