U kunt bij Resolute ook terecht voor Vertrouwenspersonen.

In organisaties komen soms misstanden voor. Zaken die raken aan integriteit en het naleven van geldende waarden en normen. Als organisatie wil je dat er een duidelijk meldpunt of loket is voor intergiteitskwesties en ongewenste omgangsvormen.
Als je als werknemer zo’n misstand tegenkomt in je organisatie, kan je met de vertrouwenspersoon van Resolute kijken wat je hiermee zou kunnen doen.

Ons team bestaat uit een aantal landelijk opererende vertrouwenspersonen. Uit ervaring weten zij wat in welke situatie gevraagd wordt en hoe zij kunnen ondersteunen. Lees meer informatie op Resolute Vertrouwenspersonen .

Het tijdelijke arbeidscontract van Marieke de Gast, inkoopster bij een schoenenconcern, liep over een paar maanden af. Op haar verzoek was er een gesprek ingepland met de inkoopdirecteur, Joop de Waard, over haar toekomst. Dit was een onaangenaam gesprek geworden en de dag daarna had De Gast zich ziekgemeld. Op verzoek van de HR manager nam ik met beiden contact op om een afspraak te maken voor een mediationgesprek.

Nadat we gezamenlijk waren gestart, partijen het eens waren over het probleem dat speelde en de mediationovereenkomst was getekend, ging ik apart in gesprek met De Gast en daarna met De Waard.

De inkoopster was meteen in tranen. Ze begreep er helemaal niets van. Ten eerste was ze onaangenaam verrast door de mededeling dat haar contract niet zou worden verlengd, maar het ergste vond ze dat ze daarbij meteen de mededeling had gekregen dat ze haar spullen kon pakken. Er waren nog zoveel lopende zaken met leveranciers en ook richting haar collega’s vond ze de hele situatie pijnlijk. Die zouden wel denken dat ze iets vreselijks had gedaan, nu ze zo op stel en sprong moest vertrekken. Ze had na het gesprek met De Waard alleen maar kunnen huilen, niet geslapen en haar vriend had er toen op aangedrongen dat ze zich ziek zou melden. Op mijn vraag wat ze zou willen bereiken in het mediationgesprek antwoordde ze dat het haar wens was om haar werk in de komende maanden netjes af te ronden, taken over te dragen en de mogelijkheid te krijgen om vrij te nemen voor sollicitatiegesprekken.

De Waard toonde andere emoties. ‘Duidelijk hè?! Dat ik de juiste beslissing heb genomen. Ik verleng het contract niet en ze meldt zich meteen ziek. Dat soort types, daar ben ik meteen klaar mee.’ Hij wilde het gesprek met mij apart en ook hierna heel kort houden, want uiteindelijk kostte het allemaal maar geld.

In het vervolggesprek met allen aan tafel bleef De Waard inderdaad kort van stof en ongevoelig voor zowel emotionele, financiële als praktische argumenten die De Gast aanvoerde om haar werk weer te hervatten en af te ronden. De Waard wilde er geen woorden meer aan vuil maken en besloot dat hij dit altijd zo deed als duidelijk werd dat inkopers de tent gingen verlaten. Dat was ook voor de collega’s klip en klaar. Een positief getuigschrift was geen probleem.

De Gast legde zich er bij neer. Ze ging afscheid nemen van collega’s en zag voor zichzelf de positieve kant: een paar maanden betaald vrij om te solliciteren.

Toen ik de uitkomst van de mediation, zonder uiteraard iets inhoudelijks prijs te geven, besprak met HR, werd mij spontaan verteld: ‘De Waard? Die vertrouwt niemand. Hij was ooit inkoper bij een concurrent van ons. Toen hij daar weg moest, heeft hij in zijn laatste maand 1000 paar gifgroene laklaarzen ingekocht.’

De moraal van het verhaal: er is veel te winnen als je bereid bent om in te zien dat andere mensen heel anders denken dan jij. In een mediation verken ik jouw zienswijze en die van de ander. En zelfs als je achterdochtig wilt blijven als De Waard, ook dan is er voor jouw conflict een oplossing.
 

*de gebruikte namen, bedrijfstak en functies zijn om privacy redenen gefingeerd

door Heleen Menger

Het komt bij een arbeidsmediation regelmatig voor dat deelnemers vooraf de mogelijkheid willen hebben om een keuze te kunnen maken uit verschillende mediators. Bij Resolute Mediation bieden wij daarbij een mooie variatie in onder meer: man, vrouw, Fries, Brabander, advocaat, provocateur en psycholoog.

Kort geleden werd ik benaderd voor een mediation waarbij de advocaat van een werkgever een keuze zou maken tussen mij en een mannelijke mediator van een andere organisatie. Na beraad belde de advocaat mij terug met het bericht dat de keuze was gevallen op de andere mediator. Hij zei er meteen bij dat het feit dat de ander een man was, de doorslag had gegeven. Daar wilde ik uiteraard meer van weten. Welnu, de medewerker in deze kwestie was een hele grote sterke man uit een gevaarlijk buitenland en het leek de werkgever en zijn raadsman beter dat iemand met vergelijkbaar forse armen dit varkentje ging wassen.

Ik kreeg de indruk dat deze heren de overtuiging hebben dat een mediation, of misschien wel het hele leven, bestaat uit een wedstrijd armpje drukken. Mediation klinkt voor hen als de start van een strijd: ‘should I take my duelling pistols or my sword?’

Zij hebben het mis! In een mediation gaat het er niet om wie de sterkste, de snelste of de slimste is. Het gaat om de bereidheid om in te zien dat aan de andere kant van de tafel iemand zit die net zo goed als jij een eigen beleving en waarheid heeft. Je zult (echt) naar elkaar moeten luisteren. Het gaat om begrip, de acceptatie van het verschillende perspectief, geven en nemen en het inzicht dat het beste resultaat een oplossing is waar iedereen mee kan leven.

Een mediator heeft geen zwaarden of pistolen nodig. Ogen, oren en een mond vormen het belangrijkste instrumentarium. En dan maakt het meestal niet uit of deze van een man of een vrouw zijn.

Peter-Jan Smits schreef onlangs een paper over de rol van de commissaris in familiebedrijven. Hij richtte zich daarbij vooral op situaties waarin conflicten ontstaan tussen de diverse familieleden.

Onderbouwd aan de hand van theorie, praktijkvoorbeelden en zijn enorme ervaring, kwam Peter-Jan tot de conclusie dat mediation – meer in het bijzonder provocatieve mediation – in dergelijke situaties een onmisbaar instrument is voor de commissaris.

Hij schreef zijn paper in het kader van zijn Leergang Board Potentials, Commissaris en toezichthouder nieuwe stijl.

Lees hier het volledige stuk

door Heleen Menger

In het korte telefonische contact met de werknemer, ter voorbereiding op een mediation, liet deze mij weten dat hij zijn vrouw mee ging nemen naar het gesprek. Hij zat ziek thuis en was dusdanig van de kook door alles wat er speelde dat hij zich niet in staat voelde om het mediationgesprek alleen te doen. Ik gaf aan dat dit wat mij betreft geen probleem was, maar dat ik dit verzoek wel vooraf ging bespreken met zijn werkgever.

“Geen sprake van!” was de korte reactie van de eigenaar van de supermarkt. “Met dat mens heb ik niets te maken, zij werkt hier niet, ik praat alleen met Sjors*”. Toen ik doorvroeg naar zijn bezwaren, bleek dat hij de echtgenote in kwestie kende en volgens hem was zij van het type ‘dat thuis de broek aan heeft’ en geen gunstige invloed zou hebben op de gang van zaken.

“Mmm, dus de kans is groot dat Sjors voorstellen die tijdens de mediation aan bod kunnen komen, eerst thuis zal willen bespreken?”

“Zou het dan niet efficiënter zijn als zij er zelf bij zit?”

Ik hoorde de aarzeling door de telefoon en vulde aan dat het mijn ervaring is dat partners een goede rol kunnen vervullen bij iemand die erg emotioneel of onzeker is. Ook zou hij zelf, indien gewenst, iemand mee kunnen nemen. “Nou, mijn vrouw komt niet mee hoor, hahaha. Maar prima dan, laat ‘r maar komen”.

Bij de start van het mediationgesprek liet ik de echtgenote van Sjors een geheimhoudingsverklaring tekenen en vervolgens bleek dat zij de Haarlemmerolie was in het gesprek. Daar waar Sjors, overmand door gevoelens van woede en verongelijktheid, vaak niet uit zijn woorden kon komen, kon zijn echtgenote prima aan de supermarkteigenaar uitleggen waar de pijn zat. Een ochtend was voldoende om goede afspraken te maken over de terugkeer van Sjors in het werk.

* de gebruikte naam is om privacy redenen gefingeerd

door Heleen Menger
 
Op verzoek van hun leidinggevende ging ik in gesprek met twee leidsters van een kinderopvang: Nerissa* (afkomstig uit Zuid Amerika) en Imane* (van Noord-Afrikaanse komaf). Er waren samenwerkingsproblemen ontstaan. De leidinggevende vertelde erbij dat er met Nerissa vaker problemen waren geweest. Zij was al eens overgeplaatst en als ze nu zelfs met de bescheiden Imane problemen kreeg dan zou dat wel eens kunnen betekenen dat Nerissa niet meer houdbaar was in de organisatie.

Zo zat ik aan tafel in Rotterdam met rechts van mij Nerissa uit wiens felle ogen het Zuid Amerikaanse vuur me tegemoet spatte en links de ingetogen Imane, met neergeslagen blik. De kwestie die speelde werd door beiden omschreven als samenwerkingsproblemen en gebrek aan vertrouwen.

Eerst maar eens de geschiedenis opgehaald: hoe lang werkten ze al samen en hoe waren ze samen gestart? De sfeer aan tafel veranderde meteen met het schetsen van een beeld waarbij er ruim een jaar geleden tussen hen direct een klik was geweest. Dit had geleid tot meer dan collegiale vriendschap, ze aten bij elkaar thuis en zelfs hun echtgenoten hadden elkaar ontmoet en konden het goed vinden. Waar was het dan mis gegaan? 

Nerissa nam meteen het woord en beschreef hoe zij erachter was gekomen dat Imane aan hun leidinggevende had doorgebriefd dat Nerissa problemen had gehad met een ouder. Dit had Nerissa vervolgens tijdens een functioneringsgesprek op haar brood gekregen en nu stond haar baan op de tocht! Woedend keek ze naar de andere kant van de tafel waar de zachte ogen van Imane zich inmiddels met tranen hadden gevuld.

Imane vertelde, voorzichtig formulerend, dat de leidinggevende haar apart had genomen en haar had bevraagd op het incident met de ouder. Nerissa reageerde giftig: ‘dan zeg je toch niks!’ Imane, met haar gevoel voor hiërarchische verhoudingen en onzekerheid over haar rechten en plichten had niet durven zwijgen. 

Uiteindelijk kwamen we tot de conclusie dat de verwachting van Nerissa was geweest dat Imane op dit verzoek van de leidinggevende had gezegd: ‘ik begrijp de vraag, maar ik vind het niet prettig dat ik in de positie wordt gebracht dat ik over mijn collega moet spreken waar zij niet bij is’. Nerissa moest toegeven dat dit wel veel gevraagd was van de jonge en onzekere Imane. Bovendien sprak Imane uit hoe verdrietig ze het vond dat hun vriendschap was verbroken en dat ze het heel erg vond dat Nerissa moest vrezen voor haar baan. Zo groeide bij Nerissa het besef dat Imane nooit de intentie had gehad om haar te beschadigen en kwam het vertrouwen langzaam weer terug.

De middag eindigde met een warme Zuid Amerikaanse knuffel en ik kon aan de leidinggevende terugkoppelen dat de mediation was geslaagd.

*de gebruikte namen zijn om privacy redenen gefingeerd.

Tips voor leidinggevenden: ga zorgvuldig te werk als je een collega als informant wilt gebruiken: doe dit in overleg en wees transparant naar alle betrokkenen. Een open gesprek heeft altijd de voorkeur.

door Hans Nijhout & Robert Jan Stoop

Sinds anderhalf jaar gelden er nieuwe Gedragsregels voor de Advocatuur. De oude Gedragsregels dateerden uit 1992. Het werd na een kwart eeuw dus ook wel tijd voor een update. Een van de belangrijkste wijzigingen is het schrappen van het verbod op op overleggen (bij de rechtbank indienen) van “confraternele correspondentie”. Wij zien dat het afschaffen van deze regel kansen biedt voor Mediators.

Onder de oude Gedragsregels was het advocaten verboden om correspondentie, die gewisseld was tussen advocaten, in een procedure in het geding te brengen. De achterliggende gedachte was dat advocaten vrijelijk moesten kunnen onderhandelen om tot een regeling te komen, zonder dat zij in een procedure om de oren geslagen konden worden met de inhoud van die onderhandelingen.

Laten we dat toelichten aan de hand van een voorbeeld. Partijen A en B hebben een geschil over de betaling van een factuur van € 10.000, die partij A heeft gezonden voor de verbouwing van het kantoorpand van B. Partij B is niet tevreden over de kwaliteit en heeft als gevolg van de verbouwing zelfs € 5.000 schade geleden. B heeft echter geen zin in een eindeloze en kostbare procedure en vraagt zijn advocaat om de advocaat van partij A voor te stellen om aan A een bedrag van € 3.000 te betalen. Partijen komen er niet uit, een procedure volgt. In de procedure vordert A betaling van de factuur van € 10.000. B vordert afwijzing van die vordering en betaling van de schade van € 5.000. Het aanbod van B om A gedeeltelijk te betalen werkt niet in zijn voordeel, omdat hij aanvankelijk wel bereid was om een deel van de factuur te betalen en af te zien van het vorderen van schade.

Op zich is het uitgangspunt van confraternele correspondentie zinvol. De reden dat het tóch is afgeschaft, heeft niet zozeer met de advocatuur te maken, als wel met de opkomst van bedrijfsjuristen en behandelaars bij vakbonden en  rechtsbijstandsverzekeraars. Deze juristen zijn doorgaans geen advocaten en dus niet gebonden aan de Gedragsregels voor de Advocatuur. In dergelijke procedures was dus geen sprake van confraternele correspondentie, waardoor er rechtsongelijkheid ontstond. Daar is een einde aan gekomen. Sinds februari 2018 mag alle correspondentie – ook correspondentie tussen advocaten – worden ingediend bij de rechtbank.

Deze ontwikkeling biedt nieuwe mogelijkheden voor mediators. De vertrouwelijkheid van mediation biedt partijen immers de mogelijkheid om vrijelijk te onderhandelen over een regeling, zónder dat hen dit in een procedure kan worden tegengeworpen. Partijen weten zeker dat de door hen gewisselde correspondentie geheim is en ook blijft. De advocaten, die de mediationovereenkomst mee tekenen, mogen de gewisselde correspondentie – ook nu het verbod is weggevallen – niet gebruiken in een procedure. Dat de inzet van mediation in de meeste gevallen de gang naar de rechter voorkomt is een prettige bijkomstigheid.

door Heleen Menger

Er was eens een haan die die enorm luid kon kraaien. Hij woonde lang geleden, ver voordat de term mediation bekend was, op een kleine boerderij in het mooie Drenthe. De boer en zijn familie stonden iedere dag vroeg op en waren blij met deze natuurlijke wekker. 

Hier dacht de buurman anders over. Deze kon er niet mee leven dat hij elke ochtend in zijn slaap werd gestoord en klaagde steen en been. Zo werd de kukelende haan een bron van irritatie en ruzie. 

Het conflict escaleerde dusdanig dat de politie erbij werd gehaald. Dienstdoende agenten kwamen daarna regelmatig aan de deur om te bemiddelen en de gemoederen te sussen. Dit duurde jaren voort. Op een kwade dag ging op het politiebureau weer de telefoon en maakten agenten aanstalten om af te reizen naar de boerderij. De brigadier was de kwestie inmiddels zat en besloot nu zelf maar eens mee te gaan naar deze eindeloze ruziemakers.

Daar stond de boer met zijn verhitte buurman. De brigadier stapte op de strijdende partijen af: ‘En, waar is die haan?’. De haan werd gehaald. De brigadier pakte het beest op en draaide in een korte beweging zijn kop eraf. ‘Zo, opgelost!’

Of de buren na deze interventie nog lang en gelukkig (samen) verder leefden vertelt het verhaal niet…